Корпоративный портал: эффективное хранение файлов. Часть 1

Корпоративный портал – это основная точка информации для сотрудников компании. Это указывает, что, в идеале, все данные, прибавление и файлы должны выкладываться тут. Т. е. В идеале все проекты и описания к ним должны весеть на портале, все регламенты, стандарты, указания, новости, описания и все-все остальное обязанно иметься там.

Файлы, данные… Задумывались ли Вы почему файлы в общих директориях как правило называют «файловой помойкой»? Ответ прост: если пользователи работают с файлами нет правил, отвечающих на вопросы такого плана: «Какая должна быть структура общих папок?», «Как файлы должны называться?», «Где файлы должны храниться», «Как архивировать файлы», «Как предоставлять дела (а также и файлы впоследствии увольнения сотрудника)» и другие.

Предположим, что Вы решили именно так использовать корпоративный портал – систематитизровать документы в предприятии.

Предположим что фирма, которая настраивает вам портал, либо вы своими силами структурировали и перенесли на корпоративный портал всю необходимую информацию, а не нужныю информациию «передали в архив». Конечно же, появляется вопрос «Что сделать, чтобы корпоративный портал умирать подобной «помойкой», как и «общие папки».

Чтобы избежать такого рода проблемы, нужно выполнить такие положения:

Внедренное решение должно обладать:


  • Жёсткой структурой и гибкой системой расширения решения

  • Средствами поиска типа «куда сохранить мой документа»

  • Средствами обнаружение старых данных и документов

  • Средствами передачи информации в архив


В предприятии должны
Быть разработаны стандарты, описывающие, как и что сохранять, как поручать дела, файлы и другую информацию при увольнении сотрудника
Назначены ответственные за ведение и поддержку актуальности информации.
Работники организации должны:


  • Быть обученными по взаимодействию с корпоративным порталом

  • Осозновать, что документы не должны быть на рабочих столах, а обязанны быть на портале

  • Понимать, как и куда сохранять документы, как их именовать

  • Осозновать как категоризировать и структурировать данные

  • Знать как отыскивать документы

  • Уметь настраивать представление информации так, как им это было бы удобно

  • Понимать, что нужно делать если нашли упущения при работе корпоративного портала либо появились предложения по его улучшению


Системные администраторы обязанны иметь:
Возможности обнаруживать неиспользуемую информацию или информацию, которая неверно ведется
Обратную связь от пользователей
Как успевать выполнения каждого из пунктов и сделать портальное решение эффективным, я расскажу в следующих статьях.




  • Open in Google Docs Viewer

  • Open link in new tab

  • Open link in new window

  • Open link in new incognito window


  • Download file

  • Copy link address

  • Edit PDF File on PDFescape. com





Источник: IT-Brama
13:46 28.05.2019



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Кто является патриархом леса?

Кто является патриархом леса?

Гляжу ль на дуб уединенный, Я мыслю: патриарх лесов Переживет мой век забвенный, Как пережил он век отцов. (А. С. Пушкин) Красота, мощь, сила всегда пробуждали воображение у людей. Вначале дуб растет...
Празднуют именины в январе

Празднуют именины в январе

Именины - старославянский праздник православных, посвящается который святому, именем которого нарекают определенного человека пришедшего на крещение. Имеются специальные списки великомучеников людей, ...
Выделения у женщин

Выделения у женщин

Около половины всех пациенток обращаются к гинекологу по поводу влагалищных выделений. Проблема очень распространенная, тем не менее у прекрасной половины всегда находится много вопросов, касающихся э...
Как похудеть без вреда для здоровья? Личный опыт

Как похудеть без вреда для здоро...

Когда я поняла, что мне нужно сбросить несколько килограммов, я решила подойти к делу со всей ответственностью. Я прекрасно знала, что не существует волшебного способа безопасно похудеть за несколько...
Как выбрать суррогатную мать и не ошибиться?

Как выбрать суррогатную мать и н...

С самого момента своего возникновения, суррогатное материнство вызывает массу спорных мнений, самых различных чувств и эмоций. И как может быть иначе? Ведь этические проблемы суррогатного материнства ...
Как начать свое дело? Часть 1. Пять простых правил

Как начать свое дело? Часть 1. П...

Итак, вы считаете, что созрели для собственного бизнеса. Или — пока так не считаете, но ведь зачем-то начали читать эту статью? Значит, шанс стать бизнесменом у вас уже есть. «Путь в ...
Компьютеры и ИнтернетЕда и кулинарияОкружающий мирСтатьи о заработкеМедицина и здоровьеАвто-мотоОбразованиеКультура и искусствоСемья, дом, детиДом и квартираИнтимная жизнь