Корпоративный портал: эффективное хранение файлов. Часть 1

Корпоративный портал – это основная точка информации для сотрудников компании. Это указывает, что, в идеале, все данные, прибавление и файлы должны выкладываться тут. Т. е. В идеале все проекты и описания к ним должны весеть на портале, все регламенты, стандарты, указания, новости, описания и все-все остальное обязанно иметься там.

Файлы, данные… Задумывались ли Вы почему файлы в общих директориях как правило называют «файловой помойкой»? Ответ прост: если пользователи работают с файлами нет правил, отвечающих на вопросы такого плана: «Какая должна быть структура общих папок?», «Как файлы должны называться?», «Где файлы должны храниться», «Как архивировать файлы», «Как предоставлять дела (а также и файлы впоследствии увольнения сотрудника)» и другие.

Предположим, что Вы решили именно так использовать корпоративный портал – систематитизровать документы в предприятии.

Предположим что фирма, которая настраивает вам портал, либо вы своими силами структурировали и перенесли на корпоративный портал всю необходимую информацию, а не нужныю информациию «передали в архив». Конечно же, появляется вопрос «Что сделать, чтобы корпоративный портал умирать подобной «помойкой», как и «общие папки».

Чтобы избежать такого рода проблемы, нужно выполнить такие положения:

Внедренное решение должно обладать:


  • Жёсткой структурой и гибкой системой расширения решения

  • Средствами поиска типа «куда сохранить мой документа»

  • Средствами обнаружение старых данных и документов

  • Средствами передачи информации в архив


В предприятии должны
Быть разработаны стандарты, описывающие, как и что сохранять, как поручать дела, файлы и другую информацию при увольнении сотрудника
Назначены ответственные за ведение и поддержку актуальности информации.
Работники организации должны:


  • Быть обученными по взаимодействию с корпоративным порталом

  • Осозновать, что документы не должны быть на рабочих столах, а обязанны быть на портале

  • Понимать, как и куда сохранять документы, как их именовать

  • Осозновать как категоризировать и структурировать данные

  • Знать как отыскивать документы

  • Уметь настраивать представление информации так, как им это было бы удобно

  • Понимать, что нужно делать если нашли упущения при работе корпоративного портала либо появились предложения по его улучшению


Системные администраторы обязанны иметь:
Возможности обнаруживать неиспользуемую информацию или информацию, которая неверно ведется
Обратную связь от пользователей
Как успевать выполнения каждого из пунктов и сделать портальное решение эффективным, я расскажу в следующих статьях.




  • Open in Google Docs Viewer

  • Open link in new tab

  • Open link in new window

  • Open link in new incognito window


  • Download file

  • Copy link address

  • Edit PDF File on PDFescape. com





Источник: IT-Brama
13:46 28.05.2019



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Коучинг как элемент корпоративной культуры

Коучинг как элемент корпоративной культуры

  Корпоративная культура существует в любой компании. Она может быть формальной или неформальной, регламентированной документами или же основанной на негласных правилах, но она есть всегда. Поэтому  б...
Баннерная реклама в сети

Баннерная реклама в сети

Баннерная реклама - это один из самых эффективных и самых распространённых способов рекламы в Интернете. Смысл его - размещение на сайтах баннера (изображение рекламного характера) со ссылкой на свой ...
Как живется при феодализме?

Как живется при феодализме?

Основной тренд современной России — регресс. Мы и сами не заметили, как оказались после социализма не в капитализме, как было обещано, а при феодализме, причем с садомазохистским уклоном. Л...
Ковры ручной работы от ИКЕА

Ковры ручной работы от ИКЕА

Не стоит путать два вида ковров: плетеный и тканый. Плетеный или вязаный – это ковер с ворсом, его пряжа привязывается к тканевой основе (килиму) узелками.Основа создается на раме: на ней плотно одна ...
Противопаразитарные приборы уже лечат свиной грипп

Противопаразитарные приборы уже лечат свиной грипп

Боли в животе, плохой или повышенный аппетит, кишечные расстройства, тошнота и рвота. Слабость, потеря или набор веса. Головные боли и головокружения. Заболевания кожи и слизистых оболочек. Хроничес...
Займ под залог автомобиля - отличный способ получить быстро деньги

Займ под залог автомобиля - отличный способ получить...

Автоломбард — новая удобная и легкая финансовая услуга, которая позволит вам незамедлительно решить проблему нехватки денег. Ломбард дает своим клиентам быстрый займ под залог автомоби...