Корпоративный портал: эффективное хранение файлов. Часть 1

Корпоративный портал – это основная точка информации для сотрудников компании. Это указывает, что, в идеале, все данные, прибавление и файлы должны выкладываться тут. Т. е. В идеале все проекты и описания к ним должны весеть на портале, все регламенты, стандарты, указания, новости, описания и все-все остальное обязанно иметься там.

Файлы, данные… Задумывались ли Вы почему файлы в общих директориях как правило называют «файловой помойкой»? Ответ прост: если пользователи работают с файлами нет правил, отвечающих на вопросы такого плана: «Какая должна быть структура общих папок?», «Как файлы должны называться?», «Где файлы должны храниться», «Как архивировать файлы», «Как предоставлять дела (а также и файлы впоследствии увольнения сотрудника)» и другие.

Предположим, что Вы решили именно так использовать корпоративный портал – систематитизровать документы в предприятии.

Предположим что фирма, которая настраивает вам портал, либо вы своими силами структурировали и перенесли на корпоративный портал всю необходимую информацию, а не нужныю информациию «передали в архив». Конечно же, появляется вопрос «Что сделать, чтобы корпоративный портал умирать подобной «помойкой», как и «общие папки».

Чтобы избежать такого рода проблемы, нужно выполнить такие положения:

Внедренное решение должно обладать:


  • Жёсткой структурой и гибкой системой расширения решения

  • Средствами поиска типа «куда сохранить мой документа»

  • Средствами обнаружение старых данных и документов

  • Средствами передачи информации в архив


В предприятии должны
Быть разработаны стандарты, описывающие, как и что сохранять, как поручать дела, файлы и другую информацию при увольнении сотрудника
Назначены ответственные за ведение и поддержку актуальности информации.
Работники организации должны:


  • Быть обученными по взаимодействию с корпоративным порталом

  • Осозновать, что документы не должны быть на рабочих столах, а обязанны быть на портале

  • Понимать, как и куда сохранять документы, как их именовать

  • Осозновать как категоризировать и структурировать данные

  • Знать как отыскивать документы

  • Уметь настраивать представление информации так, как им это было бы удобно

  • Понимать, что нужно делать если нашли упущения при работе корпоративного портала либо появились предложения по его улучшению


Системные администраторы обязанны иметь:
Возможности обнаруживать неиспользуемую информацию или информацию, которая неверно ведется
Обратную связь от пользователей
Как успевать выполнения каждого из пунктов и сделать портальное решение эффективным, я расскажу в следующих статьях.




  • Open in Google Docs Viewer

  • Open link in new tab

  • Open link in new window

  • Open link in new incognito window


  • Download file

  • Copy link address

  • Edit PDF File on PDFescape. com





Источник: IT-Brama
13:46 28.05.2019



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Помощь юриста по вопросам таможни: разрешение судебных споров

Помощь юриста по вопросам таможни: разрешение судебн...

Конфликты с таможенными органами – частое явление в делах многих фирм, которые занимаются транспортировкой грузов из-за рубежа. Одна из ключевых причин этого процесса – действия органов, приводящие к ...
Какой дворец называют «венгерским Версалем»? Фертёд

Какой дворец называют «венгерским Версалем»? Фертёд

В XVI веке мало кому известный братиславский дворянин, или, если точнее, пожоньский, именно такое имя носил город, исполнявший в то время обязанности венгерской столицы… В общем, чтобы никого н...
Лето. В чём, с чем и где?

Лето. В чём, с чем и где?

Вот оно, самое долгожданное время года — лето! Оно уже в самом разгаре, но, по-моему, далеко не все успели к нему подготовиться. Лето 2010 — это путь, который возвращает нас к в...
Экономия и лишения. В чем же разница?

Экономия и лишения. В чем же разница?

Ни для кого не секрет, что сейчас в странах СНГ большинство простого народа находится за чертой бедности. Как живет, а точнее выживает простой рабочий класс, наших чиновников давно уже не интересует. ...
Старт в бизнесе или как избежать ошибок

Старт в бизнесе или как избежать ошибок

Есть категория людей, для которых активная жизненная позиция является фундаментальным принципом бытия. Они органически не переносят зависимость от обстоятельств, людской прихоти и политической обстано...
Дополнительные услуги среди путан

Дополнительные услуги среди путан

Классический секс все меньше привлекает особей мужского пола. Если раньше целью мужчин был вагинальный секс с девушкой, то сейчас он практически никого не интересует. Это довольно легко понять: станда...