Корпоративный портал: эффективное хранение файлов. Часть 1

Корпоративный портал – это основная точка информации для сотрудников компании. Это указывает, что, в идеале, все данные, прибавление и файлы должны выкладываться тут. Т. е. В идеале все проекты и описания к ним должны весеть на портале, все регламенты, стандарты, указания, новости, описания и все-все остальное обязанно иметься там.

Файлы, данные… Задумывались ли Вы почему файлы в общих директориях как правило называют «файловой помойкой»? Ответ прост: если пользователи работают с файлами нет правил, отвечающих на вопросы такого плана: «Какая должна быть структура общих папок?», «Как файлы должны называться?», «Где файлы должны храниться», «Как архивировать файлы», «Как предоставлять дела (а также и файлы впоследствии увольнения сотрудника)» и другие.

Предположим, что Вы решили именно так использовать корпоративный портал – систематитизровать документы в предприятии.

Предположим что фирма, которая настраивает вам портал, либо вы своими силами структурировали и перенесли на корпоративный портал всю необходимую информацию, а не нужныю информациию «передали в архив». Конечно же, появляется вопрос «Что сделать, чтобы корпоративный портал умирать подобной «помойкой», как и «общие папки».

Чтобы избежать такого рода проблемы, нужно выполнить такие положения:

Внедренное решение должно обладать:


  • Жёсткой структурой и гибкой системой расширения решения

  • Средствами поиска типа «куда сохранить мой документа»

  • Средствами обнаружение старых данных и документов

  • Средствами передачи информации в архив


В предприятии должны
Быть разработаны стандарты, описывающие, как и что сохранять, как поручать дела, файлы и другую информацию при увольнении сотрудника
Назначены ответственные за ведение и поддержку актуальности информации.
Работники организации должны:


  • Быть обученными по взаимодействию с корпоративным порталом

  • Осозновать, что документы не должны быть на рабочих столах, а обязанны быть на портале

  • Понимать, как и куда сохранять документы, как их именовать

  • Осозновать как категоризировать и структурировать данные

  • Знать как отыскивать документы

  • Уметь настраивать представление информации так, как им это было бы удобно

  • Понимать, что нужно делать если нашли упущения при работе корпоративного портала либо появились предложения по его улучшению


Системные администраторы обязанны иметь:
Возможности обнаруживать неиспользуемую информацию или информацию, которая неверно ведется
Обратную связь от пользователей
Как успевать выполнения каждого из пунктов и сделать портальное решение эффективным, я расскажу в следующих статьях.




  • Open in Google Docs Viewer

  • Open link in new tab

  • Open link in new window

  • Open link in new incognito window


  • Download file

  • Copy link address

  • Edit PDF File on PDFescape. com





Источник: IT-Brama
13:46 28.05.2019



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Бесценный подарок, или как ангелы получают крылья

Бесценный подарок, или как ангелы получают крылья

Вы знаете, кто такие ангелы? Божественные создания, порхающие тут и там, посланники Небес, творящие добрые дела? Так, да и не совсем. Дело в том, что крылья есть не у всех ангелов, их они должны заслу...
Буквенное обозначение аккордов, или как читать цифровки

Буквенное обозначение аккордов, или как читать цифро...

Вам наверняка уже встречались «загадочные» обозначения аккордов в нотах и табулатурах типа этого: Am Em Dm? Эти обозначения нужны для удобства, наглядности и большей скорости чтения, особе...
Черные и белые дыры

Черные и белые дыры

Понятие черной дыры неразрывно связано с рождением звезд. Все частицы новорожденной звезды (протозвезды), из которых она формируется, притягиваются к ее центру силами гравитации, не встречая сопрот...
Весна

Весна

     Земля. Страна. Город. Улица. На ней стоит парень и ждет девушку своей мечты. Паренек имеет достаточно обычный, вроде бы ничем не привлекательный вид: обычные черные брюки...
Как выбрать книгу в дорогу?

Как выбрать книгу в дорогу?

«Путешествия развивают ум, если, конечно, он у вас есть», — говорил один мыслитель. Особенно в наш энергичный век, когда только в отпуске мы находим время на книги. Если так, то...
Обслуживание сантехники и мелкий бытовой ремонт: к кому обратиться

Обслуживание сантехники и мелкий бытовой ремонт: к к...

В любом доме время от времени происходят трудности с электрикой, мебелью или сантехникой. Внезапно заискрила розетка, протек кран или сломалась дверца шкафа? Многие проблемы требуют срочного решения, ...