Корпоративный портал: эффективное хранение файлов. Часть 1

Корпоративный портал – это основная точка информации для сотрудников компании. Это указывает, что, в идеале, все данные, прибавление и файлы должны выкладываться тут. Т. е. В идеале все проекты и описания к ним должны весеть на портале, все регламенты, стандарты, указания, новости, описания и все-все остальное обязанно иметься там.

Файлы, данные… Задумывались ли Вы почему файлы в общих директориях как правило называют «файловой помойкой»? Ответ прост: если пользователи работают с файлами нет правил, отвечающих на вопросы такого плана: «Какая должна быть структура общих папок?», «Как файлы должны называться?», «Где файлы должны храниться», «Как архивировать файлы», «Как предоставлять дела (а также и файлы впоследствии увольнения сотрудника)» и другие.

Предположим, что Вы решили именно так использовать корпоративный портал – систематитизровать документы в предприятии.

Предположим что фирма, которая настраивает вам портал, либо вы своими силами структурировали и перенесли на корпоративный портал всю необходимую информацию, а не нужныю информациию «передали в архив». Конечно же, появляется вопрос «Что сделать, чтобы корпоративный портал умирать подобной «помойкой», как и «общие папки».

Чтобы избежать такого рода проблемы, нужно выполнить такие положения:

Внедренное решение должно обладать:


  • Жёсткой структурой и гибкой системой расширения решения

  • Средствами поиска типа «куда сохранить мой документа»

  • Средствами обнаружение старых данных и документов

  • Средствами передачи информации в архив


В предприятии должны
Быть разработаны стандарты, описывающие, как и что сохранять, как поручать дела, файлы и другую информацию при увольнении сотрудника
Назначены ответственные за ведение и поддержку актуальности информации.
Работники организации должны:


  • Быть обученными по взаимодействию с корпоративным порталом

  • Осозновать, что документы не должны быть на рабочих столах, а обязанны быть на портале

  • Понимать, как и куда сохранять документы, как их именовать

  • Осозновать как категоризировать и структурировать данные

  • Знать как отыскивать документы

  • Уметь настраивать представление информации так, как им это было бы удобно

  • Понимать, что нужно делать если нашли упущения при работе корпоративного портала либо появились предложения по его улучшению


Системные администраторы обязанны иметь:
Возможности обнаруживать неиспользуемую информацию или информацию, которая неверно ведется
Обратную связь от пользователей
Как успевать выполнения каждого из пунктов и сделать портальное решение эффективным, я расскажу в следующих статьях.




  • Open in Google Docs Viewer

  • Open link in new tab

  • Open link in new window

  • Open link in new incognito window


  • Download file

  • Copy link address

  • Edit PDF File on PDFescape. com





Источник: IT-Brama

Автор статьи: неизвестный | Дата публикации: 13:46 28.05.2019 1-barnaul.Ru




Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Раскрась солнечным лучом в комнату

Раскрась солнечным лучом в комнату

Модная индустрия делает много товаров для улучшения внешнего вида внутренности дома и делового пространства. Дело каждого хозяина найти для своего жилья или же рабочего пространства то, что по душе. К...
Игровые автоматы в казино. Правда ли, что они позволили выиграть обманщикам?

Игровые автоматы в казино. Правда ли, что они позвол...

Как известно, американское правительство старается в полную меру следить за развитием игорной сферы в своей стране. Особенно чиновников беспокоит тот факт, что они не могут отследить прогресс виртуаль...
Стоимость септика

Стоимость септика

Вряд ли кто-то откажется от проживания в современном доме в хорошем месте в пригороде. Стоит сказать, что пригородное жилье сейчас пользуется популярностью, число специальных поселков увеличивается с ...
Выбираем детектива в СПб: как можно убедиться в компетентности эксперта

Выбираем детектива в СПб: как можно убедиться в комп...

Оснований нанять частного детектива множество: от сбора базы доказательств измены до поиска потерявшихся людей. Только чтобы подобное расследование было произведено своевременно и принесло какой-ли...
Свадебный букет или корзина цветов?

Свадебный букет или корзина цветов?

Эволюция цветов берет свои истоки с давних времен. Еще издревле люди умели выращивать разные виды цветов и ухаживать за ними. Эта традиция сохранилась и до нашего времени. Цветы не только украшают ком...
Америка ждет новый Volkswagen Polo

Америка ждет новый Volkswagen Polo

В течение некоторого времени мы слышали о том, что Volkswagen Polo мог бы добраться до США, но чтобы сделать это успешно, он должен быть доступно в кузове седан, так как у американцев нет большого кол...